Matrículas en tiempo de crisis

Durante mucho tiempo, la mayoría de las instituciones educativas en American Latina se resistieron al proceso de implementación de tecnología en el aula y aquellas instituciones que sí empezaron el proceso lo hicieron de una forma espaciada. Esto provocó que en marzo del 2020 cuando llegó el COVID-19, fueran muy pocas las que estuvieran preparadas para continuar el proceso de formación con sus alumnos. Han tenido que improvisar y la gran mayoría está haciendo un gran trabajo.

Si revisamos la definición de la palabra crisis en el diccionario veremos que es una “situación grave y decisiva que pone en peligro el desarrollo de un asunto o proceso”. Esto nos indica la necesidad de realizar cambios para lograr mantener el desarrollo oportuno de las cosas.

En este momento las instituciones deben reconsiderar dos situaciones de mucha importancia, la primera, es como lograr que sus alumnos actuales y padres de familia estén satisfechos con el servicio que les está ofreciendo la institución. Más allá del proceso de formación deben de sentirse bien atendidos y que existe un interés real de la institución en ellos. La segunda situación, es cómo va a mejorar o cambiar su proceso de reclutamiento de nuevos alumnos. Es claro que se tienen que buscar nuevos enfoques para lograr el número de nuevos alumnos que necesita toda institución. Claramente estas dos situaciones están relacionadas con la necesidad de generar ingresos para solventar el área financiera de la institución. Es importante que no se tenga el temor de generar los cambios necesarios, se puede lograr un equilibrio sin que esto afecte la calidad de los programas educativos que ofrecen.

Muchas voces en la región vienen hablando del Marketing Educativo y de la necesidad de que las instituciones lo apliquen de forma correcta para lograr crecer su matrícula y mejorar sus servicios. Existen suficientes opciones para que las instituciones puedan asesorarse de forma correcta y empezar a buscar ayuda para enfrentar lo que se visualiza desde ya: la falta de nuevos alumnos y la perdida de los actuales. A continuación, se detallan tres aspectos que deben considerar las instituciones de forma objetiva y urgente.

1. Evaluación de situación la actual en la institución.

Es importante realizar un análisis de sus clientes actuales (alumnos y padres de familia). Sería de mucha ayuda que se contara con la mayor cantidad de datos de las familias y conocer cuál es la situación laboral de los padres del alumno. Esto va a permitir que puedan pensar en acciones de financiamiento que puedan ayudarlos y que generen una mejor lealtad hacia la institución. Existen muchas formas de llevar este tipo de información. Sin embargo, para que esto tenga un mejor resultado lo más recomendable es tener un CRM (Customer Relationship Management o Gestión de las relaciones con los clientes) existen muchos que son especializados en educación ya que el sector tiene necesidades muy particulares. Este tipo de herramientas son muy efectivas ya que le pueden dar un panorama bastante amplio de cada uno de sus alumnos y cómo puedes ayudarlos. Además, te pueden ayudar para otras áreas de productividad que las abordaremos en otro momento. Otra herramienta que no deben tener temor de usar son las encuestas de satisfacción. Es importante que sepan cómo se sienten los padres de familia con los cambios actuales y cómo pueden mejorarlo para el próximo ciclo escolar. Es clave conocer el nivel de satisfacción de los alumnos actuales ya que esto les permitirá prepararse para mejorar lo que sea necesario y saber lo que se está haciendo bien para enfocar los recursos en esas áreas.

2. Analizar la comunicación de la institución con sus alumnos y prospectos.

Como dice la frase popular “Lo que no se comunica, no existe”. En todo momento la institución debe tener un canal o canales de comunicación abiertos y efectivos con sus alumnos y prospectos. Sin embargo, en tiempos de crisis se convierte en un elemento fundamental ya que es importante que los alumnos, padres y prospectos estén enterados de todas las iniciativas y actividades que se están tomando para beneficio de la comunidad. No tener comunicación efectiva tiene un efecto destructivo en la relación con la comunidad ya que se puede sentir un abandono de parte de la institución. Ahora bien, el primer paso es comunicar, sin embargo, también es muy importante definir y alinear el mensaje que deseamos comunicar. Muchas veces nos equivocamos pensando que, con tener correos masivos, grupos de WhatsApp, Facebook, Twitter, es suficiente, lamentablemente esa creencia nos puede causar mucho más daño. En la medida de lo posible, debemos buscar asesoramiento de un especialista en Marketing Educativo que los ayude a transmitir el mensaje adecuado de nuestra marca. Hoy más que nunca deben tener estrategias de comunicación, ya que como dijo James Humes “El arte de la comunicación es el lenguaje del liderazgo”. Este elemento puede en gran manera determinar el éxito o fracaso de la institución en el corto plazo.

3. Mejorar o crear el Departamento de Marketing Educativo.

Es el momento para innovar y no tener miedo a hacerlo, y esto no sólo es en el aula o el método de enseñar, sino que debemos dar el paso para cambiar nuestra estructura de generar matricula y cuidar a nuestros alumnos. Muchas instituciones universitarias tienen ya muchos modelos que se pueden adaptar a instituciones de educación primaria o bachillerato. Si ya tienes un departamento de inscripciones debes dar el siguiente paso y convertirlo en un departamento que te pueda ayudar no sólo en el proceso administrativo de registrar a un alumno, sino que te ayude a captar y retener el prospecto. Es claro que la forma que tendremos que salir a buscar alumnos cambió y va a ser mucho más difícil y competitivo obtener nuevos estudiantes y a su vez que nuestra matricula actual tendrá más opciones de aquellas instituciones que se atrevan a realizar campañas de captación más agresivas. En este tema aún estamos a tiempo de empezar a trabajar y a estar mejor preparados porque la mayoría de los países empiezan su ciclo escolar y las matrículas se tienen que renovar en agosto, octubre del 2020 o enero del 2021. El reto es no cometan el error de hacer una lectura equivocada de la situación y de sus alumnos actuales y empezar a crear las áreas y mecanismos adecuados para asegurar el éxito de la institución.

Deben tener claro que después de esta crisis del COVID-19 nada será como era antes y el proceso de reclutamiento y retención de alumnos no va a estar exento de estos grandes cambios. Tenemos algún tiempo para empezar a prepararnos y así asegurar la continuidad de nuestro negocio. Mientras más tiempo tardes en ser objetivo y realizar un análisis de tu situación actual más difícil va a ser tomar las decisiones necesarias. No es una tarea fácil, sin embargo, es mejor que nosotros seamos los que realicemos nuestro FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidad y Amenazas) porque seguramente su competencia si lo va a hacer. Es importante que revisemos nuestros canales de comunicación, no es necesario tener todas las redes o todos los canales de comunicación sino los que son más efectivos para nosotros y trabajar en un plan de contenidos que transmitan nuestros valores como institución y marca.

Esto les va a permitir consolidarnos su matrícula actual y ser atractivos con sus prospectos. Por último, deben dejar que cada especialista se dedique a lo suyo, las instituciones necesitan especialistas en Marketing Educativo y Ventas que les ayuden en esta época de crisis y que esto les dé una combinación adecuada entre calidad de educación, los mejores maestros y un equipo profesional y robusto de reclutamiento.